各学院及其它担负有学生培养和管理任务的单位：
2015届毕业生即将毕业离校，目前各学院正在组织拍摄毕业合影照。毕业生合影照片是学校档案的重要组成部分，是珍贵的档案资料，为保存好每位毕业生的纪念照，方便学校各单位今后查阅，按照《普通高校档案管理办法》及《河南大学声像档案管理办法》要求，每年务必对应届毕业生合影照片进行整理归档。为及时完成2015届毕业生合影照片的归档工作，特将有关事项通知如下：
一、 归档范围：
1、2015届本科、硕士、博士毕业生以班级或年级为单位的毕业生合影照片。
2、往年未归档的毕业生合影照片。
二、归档要求：
1、纸质照片和电子照片各归档一份，纸质照片反面附文字说明（特别注明校、院领导及辅导员），照片规格统一为压膜照片（长28cm、宽20cm）。
2、电子照片为jpg格式，与纸质照片正反面完全一致，文件名以“河南大学**学院**届（**）级**系**专业**班毕业合影”的方式命名。
3、以学院为单位填写《毕业生合影照片移交清单》，用A4纸打印一式两份，移交时经接收人验收签字后，双方各留存一份。
三、移交归档
按照归档要求核查无误后，以学院为单位将纸质照片、电子照片、《毕业生合影照片移交清单》（加盖公章）到校档案馆办理移交手续。
移交时间：2015年7月10日前
移交地点：明伦校区新行政楼四楼（417室）校史馆办公室
联系人：刘老师
联系电话：22822048（外线） 8387（内线）
电子邮箱：285510573@qq.com
附件1：照片文字说明模板
附件2：毕业生合影照片移交清单
档案馆
2015年6月10日
